Vzor kontrolního řádu

4.2.0.14

Vzor kontrolního řádu

red

Vzor ke stažení zde

 NahoruÚvod

1.1

Tímto kontrolním řádem (dále KŘ) se zavádí vnitřní kontrolní systém dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě (dále ZoFK), v orgánu veřejné správy (dále ÚSC – územně samosprávném celku).

1.2

Cílem tohoto KŘ je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy; zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů ÚSC.

1.3

KŘ upravuje kontrolní systém ÚSC, práva a povinnosti zaměstnanců ÚSC a úlohu jednotlivých útvarů v kontrolním systému.

1.4

Kontrolní systém ÚSC zahrnuje veřejnosprávní kontrolu a řídící kontrolu.

1.5

Kontrolní systém je nedílnou součástí sytému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé útvary a jimi řízené organizační složky a příspěvkové organizace postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy ÚSC a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.

1.6

KŘ zasahuje do některých vnitřních organizačních směrnic (zejména organizační řád, směrnice pro oběh účetních dokladů, podpisový řád). Pokud jsou některá ustanovení tohoto KŘ v rozporu s ustanovením jiných organizačních směrnic, platí úprava stanovená v tomto KŘ.

2.

 NahoruVymezení základních pojmů

2.1

Orgánem veřejné správy ve smyslu zákona o finanční kontrole se rozumí ÚSC.

2.2

Veřejnými prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné hodnoty ÚSC.

2.3

Veřejnou podporou se rozumí poskytování dotací, příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu ÚSC.

2.4

Správností finanční a majetkové operace (dále operace) je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností.

2.5

Hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů.

2.6

Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků.

2.7

Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

2.8

Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u podřízených příspěvkových organizací, u jiných příjemců (právnické nebo fyzické osoby) veřejné podpory z rozpočtu ÚSC nebo u žadatelů o tuto podporu.

2.9

Řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími odborů v rámci své řídící působnosti vymezené v příslušných organizačních normách při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací.

2.10

Kontrolní metodou se rozumí použitá metoda nebo její vhodná kombinace s jinými metodami vymezenými v § 6 odst. 1 zákona o finanční kontrole a v § 3 až § 9 prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb. (dále vyhláška 416) při provádění kontrolní činnosti. Kontrolní metoda slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda kontrolované osoby naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena.

2.11

Kontrolním postupem se rozumí systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace k naplnění účelu finanční kontroly.

3.

 NahoruŘídící kontrola

3.1

Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích odborů v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v příslušných organizačních normách, případně v tomto KŘ.

3.2

Všichni vedoucí odborů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.

3.3

Vedoucí odborů zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly, a to i v organizačních složkách, jejichž řízení spadá do jejich kompetence.

3.4

Vedoucí odborů jsou povinni zejména:

1. řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole v platném znění a dalšími platnými zákony a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly,
2. organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost zaměstnanců za vznik nebo trvání nedostatků,
3. hlásit starostovi neprodleně závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němuž došlo úmyslně, starostovi nebo tajemníkovi hlásit také nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího odboru, který je zjistil,
4. písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy,
5. na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků a jiných rizik,
6. vypracovat protokoly o provedených průběžných a následných řídících kontrolách v souladu s tímto KŘ,
7. zabezpečit, aby se stejní podřízení zaměstnanci nepodíleli na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek,
8. vedoucí odborů nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly provedené správcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním v souladu s tímto KŘ.

3.5

Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené zaměstnance se vedoucí odborů nezbavují odpovědnosti za včasnost a oprávněnost kontroly ve své působnosti a za využívání jejich výsledků v řízení.

3.6

Předběžná řídící kontrola zahrnuje tyto typy kontrolních postupů:

1. předběžná kontrola při správě veřejných příjmů před vznikem nároku ÚSC na budoucí příjem (uzavření smlouvy, přijetí objednávky),
2. předběžná kontrola po vzniku nároku na veřejný příjem,
3. předběžná kontrola před učiněním právního úkonu (zejména podpis smlouvy nebo objednávky), který zavazuje ÚSC k budoucímu výdaji veřejných prostředků,
4. předběžná kontrola po vzniku závazku ÚSC.

3.6.1

Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů před vznikem nároku ÚSC zajišťuje ve své působnosti příslušný příkazce operace. Příkazce operace před uzavřením smlouvy, nebo přijetím objednávky, jejichž výsledkem bude příjem finančních prostředků zařazených zejména ve 2. a 3. rozpočtové třídě dle vyhlášky č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, a prověří správnost připravované operace. Zde ověří zejména:

1. zda byly dodrženy příslušné schvalovací pravomoci orgánů ÚSC dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (dále zákon 128), a to zejména s ohledem na naplnění povinností dle § 39, § 41, § 84, § 85 a § 102 zákona o obcích,
2. zda je správně identifikována osoba budoucího dlužníka (ověření dle výpisu z obchodního rejstříku, živnostenského listu nebo koncesní listiny, případně jiné evidence a občanského průkazu u nepodnikajících fyzických osob) a zda je smlouva uzavřena s osobou, která je oprávněná k jednání za právnickou osobou (výpis z obchodního rejstříku, notářský zápis o volbě orgánů právnické osoby, plná moc apod.),
3. zda sjednaná cena a platební podmínky odpovídají obvyklým cenám uplatňovaným v místě obvyklém v obdobných obchodních transakcích,
4. zda je dostatečně zabezpečena úhrada budoucích pohledávek,
5. zda jsou upraveny sankce a možnosti odstoupení od smlouvy v případě neplnění závazků dlužníka.

Schválení příslušné transakce příkazcem operace bude vyznačeno jeho podpisem v rohu na poslední stránce příslušné smlouvy nebo na přijaté objednávce v souladu s podpisovým vzorem. Pokud je příkazcem operace starosta, schvalovací postup je proveden jeho podpisem příslušné obchodní smlouvy.

Tento schvalovací postup nebude uplatňován u příjmů, jejichž výše není závislá na činnosti jednotlivých zaměstnanců městského/obecního úřadu. Jedná se zejména o daňové příjmy zařazené v rozpočtové třídě 1, příjmy z dotací v rozpočtové třídě 4, odvody příspěvkových organizací, přijaté bankovní úroky z běžných účtů, přefakturace a refundace skutečných nákladů, přeúčtování zboží a služeb nájemníkům, popřípadě jiným osobám apod.

Schvalovací postup u opakovaných příjmů za poskytování zboží a služeb může být upraven v ceníku zboží a služeb schváleném příkazcem operace.

3.6.2

Předběžnou kontrolu po vzniku nároku na veřejný příjem zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Ihned po vzniku nároku na veřejný příjem dle právních úkonů ověřených předběžnou kontrolou dle článku 3.6.1 KŘ předá příkazce operace pokyn k vystavení příslušné faktury, popřípadě jiného platebního prostředku společně s příslušnými doklady (smlouva, předávací protokol apod.) hlavnímu účetnímu. Hlavní účetní ověří:

1. soulad podpisu příkazce operace,
2. správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku s údaji uvedenými ve smlouvě nebo objednávce.

V případě zjištěných nedostatků bude příslušný pokyn vrácen příkazci operace k doplnění. Tyto skutečnosti písemně oznámí příkazci operace. Pokud nebudou shledány nedostatky, pak zajistí hlavní účetní vystavení faktury a proúčtování nároku na příslušný účet pohledávek v účtové tř. 3 a účet 215 a zajistí sledování úhrady pohledávky.

Uvedený postup nebude uplatňován v případě příjmů plateb v hotovosti před splněním závazku ÚSC.

3.6.3

Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku (uzavření smlouvy nebo vystavení objednávky) zajistí ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu. Schvalovací postup bude zabezpečován dvěma způsoby:

1. Formou vystavení "limitovaného příslibu": Na základě schváleného rozpočtu ÚSC na příslušný rok může příkazce operace v rámci své působnosti zpracovat návrh na schválení limitu výdajů vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti jím řízených oblastí, které je nutno zabezpečovat operativně, kdy konkrétní věřitel a výše výdajů není předem známa. Do tohoto limitovaného příslibu musí být zahrnuty i závazky vyplývající ze smluv uzavřených v minulých letech, které již prošly schvalovacím postupem dle tohoto KŘ. Do limitovaného příslibu nemohou být zahrnuty zejména kapitálové (investiční) výdaje, výdaje na opravy, udržování a služby přesahující u jednoho věřitele částku 100 tis. Kč za rok a výdaje hrazené z účelových dotací poskytnutých ze státního rozpočtu, ze státních fondů nebo z fondů Evropské unie.

Do limitovaných výdajů budou zahrnuty zejména tyto rozpočtové výdaje:

• výplata prostředků na platy v rámci zastupitelstvem schváleného limitu,

• výplata prostředků na odměny za výkon funkce členů zastupitelstva, výborů a komisí ve výši schválené zastupitelstvem,

• refundace osobních nákladů za činnost v orgánech ÚSC vyplývající ze zvláštních předpisů,

• výdaje na cestovní náhrady poskytované dle zákoníku práce,

• drobné nákupy zboží a služeb za hotové,

• nákupy zboží a služeb,

• bankovní poplatky za vedení účtů,

• platby daní a poplatků ze strany ÚSC,

• platby za poštovní, telekomunikační, televizní, radiokomunikační poplatky apod.

• další platby, jejichž titul a výše vyplývá ze zákona a nejsou ovlivnitelné činností zaměstnanců ÚSC,

• u ostatních drobných výdajů, jejichž výše není významná z hlediska celkové úrovně rozpočtových výdajů, je v kompetenci příslušného příkazce operace.

Po schválení rozpočtu ÚSC v zastupitelstvu může příkazce operace předat správci rozpočtu ke schválení limitovaný příslib. Vzor limitovaného příslibu je přílohou číslo 1 k tomuto KŘ.

1. Formou vystavení "individuálního příslibu" v ostatních případech: Příkazce operace je povinen zabezpečit, aby součet prostředků na limitovaný příslib a individuální přísliby nepřekročil schválený rozpočet výdajů v jeho působnosti. Individuální příslib má formu protokolu uvedeného v příloze číslo 2 k tomuto KŘ.

Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.

Správce rozpočtu může v souladu s právním předpisem v jeho mezích uvést ve schvalujících dokladech písemně omezující podmínky (např. podmínky vyplývající ze smluv o poskytnutí dotací).

Správce rozpočtu předá po svém podpisu limitovaný a individuální příslib příkazci operace a ponechá si kopii.

3.6.4

Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku ÚSC zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace je v tomto případě osobou odpovědnou za účetní případ ve smyslu § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále zákon 563). Příkazce operace provede kontrolu na košilce k přijaté faktuře nebo jinému dokladu a v rámci ověřování věcné správnosti operace potvrdí svým podpisem ověření těchto skutečností:

1. správnost určení věřitele,
2. výši a splatnosti závazku,
3. zda bylo dodáno dle schválených smluv či objednávek veškeré zboží a služby, které jsou předmětem fakturace ve sjednaném množství, kvalitě, ceně, termínu apod., a zda byla předána veškerá průvodní dokumentace (záruční listy, předávací protokoly, technické průkazy apod.),
4. vyúčtování všech poskytnutých záloh,
5. soulad výše závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem.

Hlavní účetní prověří tyto skutečnosti:

1. soulad podpisu příkazce operace s podpisem dle podpisového vzoru,
2. soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazků s údaji uvedenými ve smlouvě či objednávce,
3. dodržení ročního limitovaného příslibu, nebo nepřekročení individuálního příslibu,
4. kompletnost a úplnost předaných dokladů k provedení platby.

Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu. U operací v rámci limitovaného příslibu toto oznámí též správci rozpočtu.

Zjistí-li hlavní účetní při této předběžné kontrole, že výdaj nebyl zahrnut do limitovaného nebo individuálního příslibu nebo jeho úhradou dojde k překročení součtu těchto příslibů, oznámí písemně tuto skutečnost starostovi, který zabezpečí provedení rozpočtové úpravy.

Neshledá-li hlavní účetní nedostatky postoupí doklad k provedení platby ve sjednaném termínu úhrady.

3.6.5

Příkazci operací jsou vedoucí odborů nebo určení zaměstnanci vymezení v příloze ke Směrnici pro oběh účetních dokladů jako správci: osoby oprávněné nařizovat a schvalovat financování činností. V ostatních případech je příkazcem operace starosta, popř. jím písemně pověřená osoba. Příkazcem operace nemůže být správce rozpočtu nebo hlavní účetní. Podpisové vzory příkazců operací budou uloženy u hlavní účetní.

3.6.6

Vzhledem k malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik a počtu zaměstnanců městského/obecního úřadu slučuji v souladu s ustanovením § 26 odst. 3 zákona 320/2001 Sb. činnost správce rozpočtu a hlavního účetního. Tuto činnost zabezpečuje na straně výdajů rozpočtu ÚSC hlavní účetní ÚSC a na straně příjmů rozpočtu ÚSC účetní příjmové stránky rozpočtu ÚSC.

3.6.7

V případě nepřítomnosti zaměstnanců uvedených v předešlém bodě, kteří zabezpečují funkci správce rozpočtu a hlavního účetního, je vedoucí finančního odboru oprávněn po dobu nepřítomnosti pověřit výkonem jejich činností jiného podřízeného zaměstnance.

3.7

Průběžná řídící kontrola

Hlavní účetní bude sledovat úhrady pohledávek ÚSC, a pokud pohledávka nebude uhrazena v plné výši do termínu splatnosti, vyrozumí o tom bez zbytečného odkladu příkazce operace, který zajistí opatření k vymožení pohledávky.

Průběžnou kontrolu provádění operací zajišťuje osoba vymezená v článku 3.9 pověřená starostou, která ověřuje:

1. dodržování organizačních směrnic a tohoto KŘ při provádění operací,
2. plnění stanovených opatření k zajištění ochrany a bezpečnosti osob a veřejných prostředků při hospodaření a nakládání s těmito prostředky, včetně jejich ochrany před poškozením, zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím,
3. včasnost a přesnost prováděných záznamů o všech uskutečňovaných operacích a kontrolách,
4. plnění opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků.

O kontrolách bude sepsán protokol, který bude obsahovat předmět kontroly, okruh kontrolovaných operací, výsledek ověření, použité kontrolní metody a postupy, popis důkazních prostředků a případný návrh nápravných opatření.

3.8

Následná řídící kontrola.

Revizními a hodnotícími postupy bude na vybraném vzorku účetních dokladů prověřována, zkoumána a vyhodnocována správnost operací. Tato kontrola bude provedena osobou vymezenou v bodu 3.9 po skončení kalendářního roku. Tato kontrola bude provedena nejpozději do konce následujícího roku. O kontrole bude sepsán protokol, který bude obsahovat výběr vzorku dokladů, výsledek ověření a případný návrh nápravných opatření.

3.9

Provedením průběžné a následné kontroly může být pověřen nezávislý zaměstnanec městského/obecního úřadu, který není pověřen výkonem předběžné řídící kontroly nebo přizvaná osoba podle § 16 zákona o finanční kontrole.

3.10

Provedením průběžné a následné kontroly mohou být pověřeni jako přizvané osoby i konkrétní členové kontrolního nebo finančního výboru. Při výkonu této kontrolní činnosti se však neřídí ustanovením § 117 až 119 zákona 128 o obcích, ale ustanoveními vyhlášky 416 a z této činnosti jsou odpovědni starostovi, nikoliv zastupitelstvu.

3.11

Protokoly o průběžné a následné řídící kontrole budou ukládány u tajemníka/místostarosty.

4.

 NahoruVeřejnosprávní kontrola

4.1

Veřejnosprávní kontrola prováděná u zřízených příspěvkových organizací.

4.1.1

Útvary provádějí kontrolní činnost v jimi řízených příspěvkových organizacích (dále jen PO) v rámci své…